招展邀请书拟定法则

　　如何拟定吸引参展商及专业观众的招展邀请书是组展方应该首先考虑的问题。

　　切实可行的方法是通过搜集博览会反馈信息、互联网、业内企业名录、相关展会会刊等各种渠道取得业内企业详细、准确的联络办法，并由专人汇总至相应的数据库，用作下发招展资料的数据来源。下发招展材料后，利用电话、传真、电子邮件等形式联络相关客户，介绍项目具体情况，对来电来函咨询或有意向参展的企业进行跟踪，对曾经参展的企业进行展会的补充介绍及联络。组展方也要注意经常与新、老展商保持联系，保持展会招展的连贯性。

　　项目操作人员应对所组织的展览会有较深入的了解，招展邀请函是向业内人士全面推荐展览会的重要资料，应信息全面、准确，内容具体、简明、易懂，以达到有效地推广展会及集中发布参展资讯的要求。

　　招展函中的展会介绍部分位于首页，顺序列出展览会日期、展出地点、展品类别、展出时间、预计展览面积、上届展会回顾、中国展团参展情况、展会特征介绍及组团单位介绍和联络办法。第二页为参展或参观费用预算，应详细列出报名费、展位费、人员费、运输费及其它杂费等各项可能发生的费用，以便参展商或观众核算参展成本。

　　为确保参展商及组团单位双方的权益，招展函中应有较为详细的参展须知，其中包括报名注意事项、会刊登录、费用计算、展位施工、参展证及退展约等各项详细叙述，使参展商在报名之前对展览会的筹备及官方退展规定有较为深入的了解，避免出现因退展或沟通不畅导致的纠纷。

　　沟通宝典

　　招展结束后，组团单位如何与参展商深入沟通、交流参展事宜关系到整个展团的参展效果，高效有序的参展沟通，是展团顺利成行的关键。

　　首先，组展方在收到参展商的参展申请表后，应该立即传真回复“参展报名确认”及“展览会筹备日程”给报名展商，使参展商在第一时间得到书面确认，并获悉各项参展事宜的筹备日程，以便其有序地准备参展。

　　其次，展览会开幕前每两周内，组展方应以电子邮件群发形式发送展会筹备通知，主动告知展会筹备进展情况及注意事项（如：展品运输、地面服务、会刊登录、展位施工等注意事项），以增加筹备效率。

　　最后，组展方要充分利用博览会中文官方网站的参展商平台进行展商互动交流，参展商可在网上进行所有筹备文件的下载、上传。

　　应急预案

　　组展方组织参展商出展时，有很多细节值得注意：一、出入境注意事项：包括国内集中——办理登记及出境手续——境外入境要求及所需文件；二、境外人员安排：包括接送机——境外酒店——展团带队人境外联系办法——详细的地面服务手册——境外人身安全注意事项；三、展会现场注意事项：包括展位施工、展品运输、展会现场财务安全及博览会服务设施一览；四、请勿涉及展览品侵权的通知及相关条文。

　　后续服务

　　出展结束后，组展方对参展商及观众的后续服务工作的要点及注意事项如下：

　　来源：中国会展 作者：刘靖

一、展览品回运服务：随团运输的展品可在出运前提供回运登记，并在展览会结束当日进行回运展品的现场服务，给参展商带来很大便利；二、第一时间告知展览会数据统计：项目人员在回国后马上与博览会方面联系取得官方统计报告（包括展商、参观观众及其它总结信息），并在最短的时间内翻译，并电子邮件群发形式至参展商，使参展商能够对所参加的展会有更深入的了解和认知；三、定期从博览会官方新闻中挑选有价值的信息群发给参展商，使展商随时得到来自博览会的相关资讯；四、在重要节日前制作贺卡发送，在下届展会未开始前有效维系展商联络。

　　高效组展

　　如何高效地为参展商及专业观众做好服务工作，应该是所有组展者最关心的问题。在组展服务工作中，比较实用的工作技巧有以下几点：

　　一、电子邮件群发筹备通知：随着参展商数量的增长及展览会资讯越来越详细，通过电子邮件群发的形式定期发送筹备通知非常重要。可能涉及的问题先期发布，能够让参展商更有序地进行展会筹备并能有效地提高项目负责人员的工作效率，更显示了组展公司工作的专业性；二、在展览会官方网站或组展公司网站开通“参展商操作平台”，达到筹备文档的电子化下载及上传，减轻了项目负责人员的工作量并使参展商能够自助进行各项筹备工作；三、按照展品类别建立较为详细的参展商数据库，方便随时发送相关展览会信息及新组织的展览会招展资料，使组展工作的项目达成规模化、系统化；四、为参展商提供多种的展览会延续服务，如：免费邮寄官方会刊、发送有用的展会新闻，以随时保持与参展商的联络。